Pravidla ochrany osobních údajů

I. Obsah a účel informace

• V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jak nakládáme s osobními údaji, které nám o sobě dáte k dispozici.
• Účelem tohoto dokumentu je seznámit subjekty údajů – tedy vás - s vašimi právy a poskytnout vám srozumitelné informace o tom, jak bude s osobními údaji nakládáno.
• Děkujeme vám za důvěru, se kterou nám své osobní údaje poskytujete. Při zpracování osobních údajů se řídíme závaznými právními předpisy. Konkrétně se jedná o Nařízení (EU) 2016/679, účinné od 25.5.2018, tj. obecné nařízení o ochraně osobních údajů, všeobecně známé pod zkratkou GDPR. Kliknutím na číslo nařízení v předchozí větě se dostane přímo na text tohoto předpisu a najdete tam i přesná znění právních ustanovení, na které v tomto textu níže odkazujeme.
• OBSAH tohoto dokumentu:

I. Obsah a účel informace

II. Kdo je Správce osobních údajů a jak nás můžete kontaktovat?

III. Jaké osobní údaje zpracováváme a jak je získáváme?

IV. K jakým účelům osobní údaje zpracováváme, po jakou dobu a co nás k tomu opravňuje?

V. Zpřístupnění osobních údajů jiným osobám

VI. Informace o vašich právech v oblasti ochrany osobních údajů

VII. Další důležité informace pro uplatnění vašich práv

II. Kdo je správce osobních údajů a jak nás můžete kontaktovat?

Viktorie Nová – IČO: 04958764, se sídlem Devonská 1223/5, Praha 5 - Hlubočepy, 152 00

Zapsaný v živnostenském rejstříku

(dále jen "Správce")

Ke zpracování vašich osobních údajů bude Správce přistupovat zodpovědně, za účelem poskytnutí maximálně uspokojivých služeb, péče a komunikace. Vaše osobní údaje spravuje sama Viktorie Nová. 

Pro úpravu komunikace lze kontaktovat: nova.viktorye@gmail.com

III. Jaké osobní údaje zpracováváme a jak je získáváme?

Zpracováváme především údaje, které nám sami poskytujete. V konkrétních případech půjde především o poskytnutí údajů vyplněním některého z webových formulářů, při přípravě smluv (a souvisejících dokumentů) a v souvislosti s realizací smluv (např. obchodování uměleckých děl, dodání produktů či služeb). Dále se jedná o poskytnutí údajů při osobním kontaktu, telefonicky, písemně, mailem nebo jinými komunikačními prostředky (sms zprávy, zprávy v aplikacích typu whatsapp, facebook messenger, instagram apod.). Pokud jste podnikatelem, tak pro přípravu smlouvy a ověření/kontrolu identifikačních údajů využíváme údaje z veřejných rejstříků.

Údaje nám poskytujete zásadně dobrovolně, jen v některých případech bychom vám bez poskytnutí údajů nebyli schopni dodat daný produkt nebo službu (např. bez doručovací adresy vám nemůžeme zaslat obraz, který si objednáte). Takové povinné údaje jsou ve webových formulářích označené hvězdičkou a systém vás bez jejich vyplnění nepustí k odeslání formuláře.

Osobní údaje mohou spadat do kategorie "běžných osobních údajů" anebo může jít o "zvláštní kategorie údajů", tj. citlivé údaje, kdy pro jejich zpracování právní předpisy stanoví přísnější podmínky.

A. Běžné osobní údaje, které zpracováváme:

Jméno, příjmení, adresa, IČ, DIČ (jen pokud objednáváte jako podnikatel), telefonní číslo, e-mail, IP adresu, cookies (jen pro analýzu návštěvnosti), informace o objednaných a koupených produktech a službách, fotografie (či videa) z živých setkání, kterých jste se zúčastnili.

B. Zvláštní kategorie osobních údajů ("citlivé" osobní údaje), které zpracováváme:

Může se stát, že poskytujete své citlivé údaje – např. ve zprávě na facebookovém messengeru či v emailu, nebo píšete osobní informace do komentářů pod příspěvek. Tyto údaje bez vašeho souhlasu nijak dál nezpracováváme, a informace nám slouží jen pro zodpovězení vašich dotazů. V anonymizované podobě vaše výsledky (např. pozitivní zpětnou vazbu) někdy používáme ke sdílení pozitivního ohlasu a dobrých výsledků v oblasti naší činnosti.

IV. K jakým účelům osobní údaje zpracováváme, po jakou dobu a co nás k tomu opravňuje?

A. Zpracování osobních údajů za účelem uzavření smlouvy a plnění smluvních povinností

Abychom byli schopní s vámi uzavřít smlouvu a dodat vám vámi objednaná umělecká díla, další produkty nebo služby a vést i s tím související komunikaci s vámi, zpracováváme tyto běžné osobní údaje: Jméno, příjmení, adresa, IČ, DIČ (jen pokud objednáváte jako podnikatel), telefonní číslo, e-mail, informace o objednaných produktech a službách.

Právním titulem (oprávněním) pro zpracovávání těchto údajů je přímo plnění smluvních povinností ze smlouvy uzavřené mezi námi. Přitom většinou nejde vyloženě o smlouvu uzavřenou v klasické tištěné podobě, vlastnoručně podepsané. Spíše půjde o smlouvu uzavřenou vyplněním a odesláním objednávkového formuláře na webových stránkách a naším potvrzením takové objednávky (s následnou emailovou komunikací) anebo smlouvu uzavřenou ústně, telefonicky. V případě, že jste zadali svůj kontaktní údaj pro zaslání některého obsahu zdarma, zpracováváme i tento kontaktní údaj, pro účely zaslání požadovaného obsahu.

Ke stejnému účelu zpracováváme i zvláštní kategorie osobních údajů - komentáře pod článkem či videem, které subjekt sám zveřejní, zpětné vazby, informaci o tom, že došlo ke koupi konkrétního uměleckého díla či dalších produktů subjektem. Právním titulem zde je zjevné zveřejnění samotným subjektem údajů, anebo váš souhlas jako subjektu údajů.

Osobní údaje k účelu uzavření a plnění smlouvy zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu mezi námi. Po skončení smluvního vztahu jsou pak některé údaje uchovávány pro účely plnění právních povinností nebo pro účely oprávněného zájmu, jak se dočtete v následujících částech tohoto dokumentu.

B. Zpracování osobních údajů pro splnění povinností z účetních, daňových a dalších právních předpisů

Abychom dostáli povinnostem vyplývajícím z platných právních předpisů, zejména v oblasti účetnictví, daňového práva a archivnictví, zpracováváme tyto údaje: jméno, příjmení, adresu, IČ, DIČ a údaje o zakoupeném produktu/službě (tj. údaje uvedené na fakturách).

Doba, po kterou jsou údaje zpracovávány, je stanovena přímo příslušnými právními předpisy, které nám povinnost jejich zpracování ukládají.

C. Zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů našich nebo třetí osoby

Oprávněný zájem může pokrývat celou řadu situací. Proto vás informujeme o oprávněných zájmech, pro které osobní údaje zpracováváme:

• Oprávněným zájmem je ochrana a prokázání našich práv a právních nároků, zejména z uzavřených smluv anebo způsobené újmy. Pro tyto účely zpracováváme osobní údaje po dobu 4 let po ukončení smluvní spolupráce nebo našeho posledního kontaktu, pokud k uzavření smlouvy nedošlo. Tato lhůta je stanovena vzhledem k promlčecím lhůtám nároků se zohledněním toho, že se o případném u soudu uplatněném nároku nemusíme dozvědět hned v okamžiku jeho uplatnění druhou stranou. Pro tyto účely jsou uchovávány údaje ze smluv a naší vzájemné komunikace.
• Oprávněným zájmem je dále přímý marketing. Pro zasílání obchodních sdělení (newsletterů) budeme zpracovávat tyto osobní údaje našich klientů: jméno, příjmení, adresu, e-mail. Zasílání obchodních sdělení na váš mail můžete vždy jednoduchým způsobem ukončit kliknutím na odkaz v mailu uvedený. Pokud bychom pro zaslání naší nabídky nebo informací o novinkách používali klasickou tištěnou formu nebo telefonní hovor nebo některou z komunikačních aplikací typu whatsapp, messenger, instagram i zde budeme respektovat, pokud nám dáte vědět, že si další kontakt nepřejete.
• Ke zpracování vašich osobních údajů nedochází automatizovaně a nedochází k dalšímu třídění vašich osobních informací za účelem naplnění poptávky produktů či služeb nebo zacílení reklamních sdělení.

D. Zpracování osobních údajů na základě vašeho souhlasu, pro marketingové účely

Pokud nejste zatím naším klientem, budeme vám zasílat naši nabídku produktů, informace o pořádaných akcích a výstavách, o nových uměleckých dílech, nabídku služeb souvisejících s předmětem činnosti a další podobná sdělení pouze v případě, že nám k tomu udělíte svůj souhlas (kliknutím na tlačítko u webového formuláře). Souhlas musíme mít i k případnému zasílání cílených nabídek nebo cílené reklamy na sociálních sítích (facebook, instagram).

Za účelem prezentace uměleckých děl a dalších produktů či služeb zpracováváme údaje napsané ve vašich zpětných vazbách a referencích pouze s vaším souhlasem. Nebo údaje řečených ve video-referencích. Fotografie a videa z pořádaných živých akcí, vernisáží a osobních setkání zpracováváme též pouze s vaším souhlasem.

Před tím, než nám váš souhlas udělíte, vás vždy budeme informovat o tom, jakých údajů a k jakému konkrétnímu účelu zpracování se bude souhlas vztahovat. Není-li výslovně u daného souhlasu uvedeno jinak, udělujete jej na 10 let.

Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat. Pokud ovšem některé vaše osobní údaje zpracováváme i na základě jiného právního titulu (viz pod písmeny A až C výše – typicky nutnost uchovat fakturační údaje na faktuře a nutnost jejich archivace ze zákona), budeme pro tyto účely osobní údaje zpracovávat i po odvolání vašeho souhlasu, protože k takovým konkrétním účelům souhlas nutný není. A ukládá nám jejich zpracování zákon.

V. Zpřístupnění osobních údajů jiným osobám

Se zajištěním některých našich smluvních nebo zákonných povinností nám mohou pomáhat i jiné osoby na pozici zpracovatelů. Zejména se jedná o spolupracující účetní, pomoc s administrativou, poskytovatele datových úložišť a softwarových aplikací, aby vás mohli informovat o doručování zboží. Se zpracovateli uzavíráme písemné smlouvy, ve kterých je sjednáno plnění povinností v oblasti ochrany osobních údajů a mlčenlivosti, aby vaše údaje zůstaly v bezpečí. Technická a organizační bezpečnostní opatření samozřejmě přijímáme k ochraně osobních dat v potřebném rozsahu především sami a obdobně je, na základě smluv požadujeme i od zpracovatelů. Aktuální seznam zpracovatelů vám zašleme na vyžádání.

Osobní údaje budou zpřístupněny i příslušným správním orgánům, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon (tj. zejména v případě provádění kontroly, při které je daný orgán oprávněn předložení osobních údajů vyžadovat).

VI. Informace o dalších vašich právech v oblasti ochrany osobních údajů

A. Právo na přístup k osobním údajům. Jde o právo na potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje a pokud ano, pak na přístup k těmto údajům a informacím o jejich zpracování.

B. Právo na opravu osobních údajů. Jde o právo na to, abychom bez zbytečného odkladu opravili nepřesné osobní údaje, které se vás týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení (ve kterém uvedete údaje úplné).

C.Právo na výmaz osobních údajů (právo "být zapomenut"). V případech stanovených zákonem nebo GDPR máte právo požadovat, abychom bez zbytečného odkladu vymazali vaše osobní údaje (v GDPR jsou důvody uvedené v čl. 17, včetně uvedení výjimek, kdy se výmaz neprovede).

D.Právo na omezení zpracování. V případech stanovených v čl. 18 GDPR máte právo požadovat, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů.

E. Právo na přenositelnost údajů. Za podmínek stanovených v čl. 20 GDPR máte právo získat své osobní údaje a předat je jinému správci. Je-li to technicky proveditelné, máte právo požadovat přímo předání jinému správci.

F. Právo vznést námitku. V případech, kdy osobní údaje zpracováváme pro účely oprávněných zájmů, máte právo vznést námitku proti takovému zpracování a pak nadále nebudeme údaje zpracovávat, pokud náš oprávněný zájem nebude převažovat nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami. Pokud je oprávněným zájmem přímý marketing, pak má vznesení námitky vždy za následek ukončení dalšího zpracování pro účely přímého marketingu.

G. Právo podat stížnost u dozorového úřadu. Pokud se domníváte, že dochází k porušování vašich práv v oblasti ochrany osobních údajů, máte právo podat stížnost k Úřadu na ochranu osobních údajů. Bližší informace o úřadu i ochraně osobních údajů naleznete přímo na stránkách úřadu www.uoou.cz

7. Další důležité informace pro uplatnění vašich práv 

V případě, že budete mít další dotazy ke zpracování vašich osobních údajů u nás, můžete nás kontaktovat na e-mail nova.viktorye@gmail.com zprávou na tento mail nebo zasláním písemného požadavku na naši adresu uvedenou v úvodní části tohoto dokumentu, můžete také přímo uplatnit vaše práva, o kterých píšeme v článku VI. Jen si dovolujeme upozornit, že pro účely ověření toho, že požadavek je uplatněn opravdu přímo vámi, vás můžeme poté ještě kontaktovat a totožnost a požadavek si přiměřeným způsobem ověřit. Totéž platí i pro případnou telefonickou a obdobnou komunikaci.

Aktuální znění tohoto dokumentu naleznete vždy na stránkách www.viktorienova.cz/pravidla-ochrany-osobnich-udaju

Toto znění je účinné od 24.10. 2025